Afvalverbrandingsinstallatie ARN draait non-stop met IBM Document Manager
Het optimaal functioneren van de verbrandingsinstallatie. Daar draait het om bij Afvalverwerking Regio Nijmegen (ARN). Onderhoud van technische onderdelen is dan ook van levensbelang voor dit energiebedrijf om de installatie 24x7 te laten draaien. Om het onderhoudsproces te verbeteren, ontwikkelde IBM Business Partner Silverside een digitaal archief op basis van IBM Document Manager: SilverDoc Engineering. Medewerkers van ARN vinden hierin altijd snel en eenvoudig de juiste gegevens van installatieonderdelen, zoals technische tekeningen, leveranciersgegevens en verwante onderdelen. Bovendien kunnen ze via het systeem zelf verbeteringen aan de installatie aandragen. De werkwijze van ARN is uniek. Het bedrijf wekt op twee manieren energie op uit afval. In de eerste plaats door huisvuil en ander afval te verbranden. In de tweede plaats door biogassen te winnen van de stortplaats. Door afvalrotting ontstaan er gassen in de stortplaats. Een gasdrainagesysteem ontrekt deze biogassen. Stortgasmotors, die een generator aandrijven, zetten de gassen vervolgens om in elektrische energie. Deze groene stroom wordt gebruikt voor de eigen biologische waterzuiveringsinstallatie of geleverd aan het openbare net. Daarnaast gebruikt ARN uiterst moderne verbrandingstechnieken en minimaliseert het bedrijf afval door ijzer te verwijderen. Dit ijzer gebruikt de metaalindustrie bij de staal- en ijzerproductie. De asresten die na het verbrandingproces overblijven, worden gebruikt als funderingsmateriaal in de wegenbouw. Kortom: met de modernste technieken produceert ARN op optimale wijze energie en vermindert tegelijkertijd de afvalberg met minimale belasting voor het milieu. Per jaar verwerkt het bedrijf 600.000 ton afval waarvan 270.000 ton wordt verbrand. Dat levert ongeveer 160.000 MWh aan elektriciteit en 700 TJ aan warmte op. Dit levert ARN aan het openbare net en aan externe afnemers. Binnenkort neemt ARN een IBT-installatie (Integral Biological Treatment) in gebruik voor het biologisch drogen van 70.000 ton huishoudelijk afval per jaar. Onderhoud
“Iedere dag dat de installatie stil ligt, kost ons honderdduizenden euro’s. Met zes ploegendiensten doen we er alles aan om de installatie 24x7 draaiende te houden. Ultimo, het onderhoudsbeheersysteem speelt hierin een belangrijke rol. Op basis van dit systeem kunnen medewerkers onderhoudswerkzaamheden inplannen en uitvoeren en de historie per onderdeel inzien. Het digitale archief SilverDoc Engineering sluit naadloos aan op Ultimo. In het archief vinden medewerkers alle documentatie over een installatieonderdeel”, vertelt Rob van Os, stafmedewerker bij ARN. Deze documentatie omvat alle benodigde informatie om de installatie optimaal te laten functioneren. Het bedrijf had daarom behoefte aan een overzichtelijk en toegankelijk archief met installatiegegevens. “Vroeger hadden we een onoverzichtelijk papieren archief. De opslag van handboeken, leveranciersgegevens en technische tekeningen verliep ongestructureerd. Het duurde toen eenvoudigweg te lang om documentatie op te zoeken. Wanneer een operator in zijn controleronde een mogelijk probleem aan een installatieonderdeel ontdekte, duurde het meestal ruim vier uur voordat hij de documentatie in het archief had gevonden – als hij het al vond. En dan wist hij niet eens zeker of hij wel de nieuwste documentversie had.” Eisen
“We wilden alle installatiegegevens snel en eenvoudig kunnen vinden in de correcte versie.” Dat was volgens Van Os de voornaamste reden om te kiezen voor een digitaal archief op basis van IBM Document Manager. Daarnaast wilde de afvalverwerker dat iedere medewerker op zijn eigen manier onderdelengegevens kan zoeken. Ook het eenvoudig beheren en uitbreiden van het archief was een belangrijke eis. “Veel documentatie ligt nog steeds opgeslagen in het papieren archief. Wanneer we dat nodig hebben, scannen we het in. Zo wordt gaandeweg de volledige documentatie onderdeel van het digitale archief.” Met SilverDoc Engineering op basis van IBM Document Manager kon Silverside perfect voldoen aan deze eisen. Duidelijk
“We vergeleken IBM Document Manager van Silverside met oplossingen van anderen. Silverside en IBM boden voor ons de beste oplossing”, vertelt van Os. Een van de belangrijk eisen van ARN was dat medewerkers bij elke aanpassing of reparatie aan de installatie een e-mail-melding ontvangen met de aangepaste tekening en/of handboek. Silverside creëerde een dergelijk functie in SilverDoc Engineering. In de melding staat een directe link naar de aanpassing. Als extra verduidelijking markeert SilverDoc Engineering het gewijzigde onderdeel in de technische tekening, een zogenaamde highlight. Zo zijn medewerkers altijd volledig op de hoogte van technische aanpassingen in de verbrandingsinstallatie. Sneller vinden
Hoe vinden medewerkers van ARN de juiste documentatie? Ze loggen vanaf hun eigen pc in op SilverDoc Engineering. Vervolgens zijn er twee voor de handliggende zoekmethoden. In de eerste plaats kunnen ze direct zoeken door in het zoekveld het KKS-nummer in te tikken – het unieke nummer van elk installatieonderdeel. In een overzicht zien ze dan het KKS-nummer en de bijbehorende documentatie. Via een shortcut kunnen ze ook direct naar de digitale tekening. De andere zoekoptie is om op units te zoeken, oftewel via een mappenstructuur door het archief te bladeren. Het archief is logisch gestructureerd aan de hand van bepaalde units van de verbrandingsinstallatie: elke unit heeft zijn eigen mapje met groepen apparatuuronderdelen, die op hun beurt bestaan uit mapjes met KKS-nummers van de afzonderlijke onderdelen. Deze zoekmethode is ideaal voor monteurs die niet het nummer bij de hand hebben maar wel weten op welke plek in welke unit een onderdeel zit. Verbeteringen in één dag
Bij ARN kan iedereen meedenken over verbeteringen aan de installatie. Hiervoor maakt een medewerker een zogenaamd ECP-verzoek (Engineering Change Proposal) aan. Van Os: “Wanneer een medewerker denkt dat een bepaalde aanpassing aan het systeem voor betere resultaten zorgt, kan hij dat met een ECP aangeven in SilverDoc Engineering. Deze werkwijze stimuleert de betrokkenheid van medewerkers en innovaties in het verbrandingsproces.” Via een uitgebreid en volledig automatisch goedkeuringssysteem kan een aanvraag uitgroeien tot daadwerkelijke aanpassing. Dit werkt volgens van Os als volgt: “Een medewerker maakt een ECP in SilverDoc Engineering aan, ik ontvang dan een melding dat er een concept-ECP is aangemaakt. Vervolgens kijk ik of het hier om een wijziging van het proces en/of installatie ten opzichte van de huidige situatie gaat. Dan stuur ik het concept door naar de wachtchefs die verantwoordelijk zijn voor het functioneren van de installatie. Keuren de wachtchefs het idee goed, dan wordt deze ECP in de eerstvolgende bespreking van de ECP-werkgroep behandeld. Deze mensen beoordelen de aanvraag en bekijken vanuit verschillende invalshoeken of de aanpassing haalbaar is. SilverDoc Engineering automatiseert dit proces. Vroeger liep een ECP-proces vaak vast en duurde het soms maanden. Nu kunnen we in principe in één dag een ECP aanmaken, goedkeuren, analyseren, verfijnen en doorsturen naar de bedrijfsleiding.” Altijd juiste gegevens
Het archief is gekoppeld aan Ultimo. Dit onderhoudsbeheersysteem vormt de basis van het onderhoud en is leidend voor de indexering van KKS-nummers. Volgens Van Os brengt dit met name voordelen met zich mee voor het toevoegen van nieuwe documentatie: “Overdag scannen we oude archiefbestanden of nieuwe documentatie in en kennen daar KKS-nummers aan toe. Vervolgens koppelt SilverDoc Engineering ’s nachts automatisch alle relevante informatie aan de nieuwe nummers. Daarbij vergelijkt het systeem de nieuwe KKS-nummers met de huidige gegevens in Ultimo. ’s Ochtends zie ik één oogopslag waar de nieuwe gegevens niet of juist wel overeenkomen met Ultimo. Op basis daarvan kan ik de indexnummers, naamgeving of opslaglocatie aanpassen. Zo voorkomt SilverDoc Engineering fouten en de dubbele opslag van bestanden.”
Het archiefsysteem groeit mee met het bedrijf. Van Os kan een nieuwe werknemer direct autoriseren voor SilverDoc Engineering: “Ik heb hiervoor aparte functiegroepen aangemaakt. Komt er een nieuwe operator bij ons werken, dan voeg ik hem toe aan de ‘operator’-groep. Zo is hij direct geautoriseerd om bepaalde gegevens in SilverDoc Engineering te bekijken. De IT-beheerder heeft hier geen omkijken naar: met één druk op de knop kan ik dit zelf regelen.” Het systeem is naar wens uit te breiden. Volgende stap is dat we de workflow van reparaties inzichtelijk maken. We verwachten dat ook dit proces hierdoor veel efficiënter gaat verlopen.”
“Iedere dag dat de installatie stil ligt, kost ons honderdduizenden euro’s. Met zes ploegendiensten doen we er alles aan om de installatie 24x7 draaiende te houden. Ultimo, het onderhoudsbeheersysteem speelt hierin een belangrijke rol. Op basis van dit systeem kunnen medewerkers onderhoudswerkzaamheden inplannen en uitvoeren en de historie per onderdeel inzien. Het digitale archief SilverDoc Engineering sluit naadloos aan op Ultimo. In het archief vinden medewerkers alle documentatie over een installatieonderdeel”, vertelt Rob van Os, stafmedewerker bij ARN. Deze documentatie omvat alle benodigde informatie om de installatie optimaal te laten functioneren. Het bedrijf had daarom behoefte aan een overzichtelijk en toegankelijk archief met installatiegegevens. “Vroeger hadden we een onoverzichtelijk papieren archief. De opslag van handboeken, leveranciersgegevens en technische tekeningen verliep ongestructureerd. Het duurde toen eenvoudigweg te lang om documentatie op te zoeken. Wanneer een operator in zijn controleronde een mogelijk probleem aan een installatieonderdeel ontdekte, duurde het meestal ruim vier uur voordat hij de documentatie in het archief had gevonden – als hij het al vond. En dan wist hij niet eens zeker of hij wel de nieuwste documentversie had.” Eisen
“We wilden alle installatiegegevens snel en eenvoudig kunnen vinden in de correcte versie.” Dat was volgens Van Os de voornaamste reden om te kiezen voor een digitaal archief op basis van IBM Document Manager. Daarnaast wilde de afvalverwerker dat iedere medewerker op zijn eigen manier onderdelengegevens kan zoeken. Ook het eenvoudig beheren en uitbreiden van het archief was een belangrijke eis. “Veel documentatie ligt nog steeds opgeslagen in het papieren archief. Wanneer we dat nodig hebben, scannen we het in. Zo wordt gaandeweg de volledige documentatie onderdeel van het digitale archief.” Met SilverDoc Engineering op basis van IBM Document Manager kon Silverside perfect voldoen aan deze eisen. Duidelijk
“We vergeleken IBM Document Manager van Silverside met oplossingen van anderen. Silverside en IBM boden voor ons de beste oplossing”, vertelt van Os. Een van de belangrijk eisen van ARN was dat medewerkers bij elke aanpassing of reparatie aan de installatie een e-mail-melding ontvangen met de aangepaste tekening en/of handboek. Silverside creëerde een dergelijk functie in SilverDoc Engineering. In de melding staat een directe link naar de aanpassing. Als extra verduidelijking markeert SilverDoc Engineering het gewijzigde onderdeel in de technische tekening, een zogenaamde highlight. Zo zijn medewerkers altijd volledig op de hoogte van technische aanpassingen in de verbrandingsinstallatie. Sneller vinden
Hoe vinden medewerkers van ARN de juiste documentatie? Ze loggen vanaf hun eigen pc in op SilverDoc Engineering. Vervolgens zijn er twee voor de handliggende zoekmethoden. In de eerste plaats kunnen ze direct zoeken door in het zoekveld het KKS-nummer in te tikken – het unieke nummer van elk installatieonderdeel. In een overzicht zien ze dan het KKS-nummer en de bijbehorende documentatie. Via een shortcut kunnen ze ook direct naar de digitale tekening. De andere zoekoptie is om op units te zoeken, oftewel via een mappenstructuur door het archief te bladeren. Het archief is logisch gestructureerd aan de hand van bepaalde units van de verbrandingsinstallatie: elke unit heeft zijn eigen mapje met groepen apparatuuronderdelen, die op hun beurt bestaan uit mapjes met KKS-nummers van de afzonderlijke onderdelen. Deze zoekmethode is ideaal voor monteurs die niet het nummer bij de hand hebben maar wel weten op welke plek in welke unit een onderdeel zit. Verbeteringen in één dag
Bij ARN kan iedereen meedenken over verbeteringen aan de installatie. Hiervoor maakt een medewerker een zogenaamd ECP-verzoek (Engineering Change Proposal) aan. Van Os: “Wanneer een medewerker denkt dat een bepaalde aanpassing aan het systeem voor betere resultaten zorgt, kan hij dat met een ECP aangeven in SilverDoc Engineering. Deze werkwijze stimuleert de betrokkenheid van medewerkers en innovaties in het verbrandingsproces.” Via een uitgebreid en volledig automatisch goedkeuringssysteem kan een aanvraag uitgroeien tot daadwerkelijke aanpassing. Dit werkt volgens van Os als volgt: “Een medewerker maakt een ECP in SilverDoc Engineering aan, ik ontvang dan een melding dat er een concept-ECP is aangemaakt. Vervolgens kijk ik of het hier om een wijziging van het proces en/of installatie ten opzichte van de huidige situatie gaat. Dan stuur ik het concept door naar de wachtchefs die verantwoordelijk zijn voor het functioneren van de installatie. Keuren de wachtchefs het idee goed, dan wordt deze ECP in de eerstvolgende bespreking van de ECP-werkgroep behandeld. Deze mensen beoordelen de aanvraag en bekijken vanuit verschillende invalshoeken of de aanpassing haalbaar is. SilverDoc Engineering automatiseert dit proces. Vroeger liep een ECP-proces vaak vast en duurde het soms maanden. Nu kunnen we in principe in één dag een ECP aanmaken, goedkeuren, analyseren, verfijnen en doorsturen naar de bedrijfsleiding.” Altijd juiste gegevens
Het archief is gekoppeld aan Ultimo. Dit onderhoudsbeheersysteem vormt de basis van het onderhoud en is leidend voor de indexering van KKS-nummers. Volgens Van Os brengt dit met name voordelen met zich mee voor het toevoegen van nieuwe documentatie: “Overdag scannen we oude archiefbestanden of nieuwe documentatie in en kennen daar KKS-nummers aan toe. Vervolgens koppelt SilverDoc Engineering ’s nachts automatisch alle relevante informatie aan de nieuwe nummers. Daarbij vergelijkt het systeem de nieuwe KKS-nummers met de huidige gegevens in Ultimo. ’s Ochtends zie ik één oogopslag waar de nieuwe gegevens niet of juist wel overeenkomen met Ultimo. Op basis daarvan kan ik de indexnummers, naamgeving of opslaglocatie aanpassen. Zo voorkomt SilverDoc Engineering fouten en de dubbele opslag van bestanden.”
Het archiefsysteem groeit mee met het bedrijf. Van Os kan een nieuwe werknemer direct autoriseren voor SilverDoc Engineering: “Ik heb hiervoor aparte functiegroepen aangemaakt. Komt er een nieuwe operator bij ons werken, dan voeg ik hem toe aan de ‘operator’-groep. Zo is hij direct geautoriseerd om bepaalde gegevens in SilverDoc Engineering te bekijken. De IT-beheerder heeft hier geen omkijken naar: met één druk op de knop kan ik dit zelf regelen.” Het systeem is naar wens uit te breiden. Volgende stap is dat we de workflow van reparaties inzichtelijk maken. We verwachten dat ook dit proces hierdoor veel efficiënter gaat verlopen.”
