Bolletje vereenvoudigt samenwerking met handelspartners door gebruik van SRC-PDM

Bolletje vereenvoudigt samenwerking met handelspartners door gebruik van SRC-PDM   Bolletje bestaat meer dan 140 jaar en opereert als zelfstandige A-merkfabrikant. Nog steeds is het bedrijf in handen van de familie Ter Beek, die in het jaar 1867 de grondslag heeft gelegd voor de onderneming zoals die nu bestaat. Het bedrijf heeft ongeveer 500 medewerkers die verdeeld zijn over drie vestigingen. Bolletje is marktleider in de beschuitmarkt. Naast beschuit produceert en verkoopt Bolletje verschillende soorten brood, broodvervangers, koekjes en snacks. Tevens verkoopt Bolletje seizoensproducten waarbij Bolletje met zijn Kruidnoten eveneens marktleider is.  Voor een bedrijf met een uitgebreid productportfolio is het meestal arbeidsintensief om productgegevens handmatig te delen met de vele afnemers. Voor interne doeleinden worden productgegevens, veelal door verschillende disciplines en afdelingen binnen een onderneming, in een back office applicatie ingevoerd. Vervolgens worden handmatig diezelfde productgegevens aangeleverd aan een datapool (een gecentraliseerde database met productgegevens van verschillende leveranciers waaruit retailers informatie kunnen halen). En, of dat nog niet genoeg is, worden productgegevens ook nog eens op formulieren, zogeheten brondocumenten, die vaak klantspecifieke wensen bevatten, ingevuld en verzonden. Zo is een bedrijf dubbel werk aan het doen wat gemakkelijk kan leiden tot fouten. Bolletje, de producent en leverancier van een dergelijk omvangrijk productportfolio, wilde het proces automatiseren. Bolletje kent namelijk goed de voordelen van elektronisch zakendoen. Zo was het bedrijf in het verleden een van de eerste ondernemingen die EDI (Electronic Data Interchange) gecertificeerd was. En ook nu loopt Bolletje graag voorop met het benutten van de voordelen van de uitgebreide mogelijkheden op het gebied van Global Data Synchronisation (GDS), het gestandaardiseerd uitwisselen van productinformatie. Bolletje gebruikt hiervoor het product data management systeem, SRC-PDM, van SRC System Integrators, een e-business solution provider uit Hoorn (NH). “SRC is een professionele partij die beschikt over kennis van zaken waarmee projecten altijd tot een succes worden gebracht. Door het gebruik van SRC-PDM beschikken onze klanten nu altijd over actuele productinformatie” aldus Clemens Hoek, systeemontwerper bij Bolletje. Kort beschreven werkt het synchronisatieproces als volgt. Aan de hand van een vooraf bepaalde volgorde, een zogeheten workflow, voegen verschillende afdelingen binnen Bolletje productinformatie toe aan de database van het back office systeem. Wanneer de gegevens compleet zijn, worden de productgegevens in XML-formaat, aan de hand van een koppeling met SRC-PDM, gesynchroniseerd via een AS2-connectie met de datapool van GS1-DAS. Vanaf dat moment kunnen retailers de informatie uit de datapool halen die één op één gesynchroniseerd is met de gegevens uit de back office applicatie van Bolletje. Door het elektronische karakter van dit proces verloopt de productinformatievoorziening tussen Bolletje en zijn handelspartners papierloos. Bolletje wil in de toekomst ook andere processen, zowel intern als extern, geheel papierloos laten verlopen. De voorbereidingen hiervoor zijn reeds getroffen. “Maar het belangrijkste voordeel van elektronisch zakendoen is dat de samenwerking met de handelspartners een stuk vereenvoudigd wordt en daarmee de servicegraad en kwaliteit verbetert. Alles wordt transparanter, beter te voorspellen en eenvoudiger te plannen. En daar varen alle partijen wel bij”, geeft Harry Lentferink, ICT manager bij Bolletje, aan. “Mede daarom streeft Bolletje dan ook naar eenvoud”. Naast de vele overige onuitputtelijke voordelen die GDS met zich meebrengt, heeft Bolletje met SRC-PDM een efficiencyslag gemaakt. Het bedrijf bespaart met het gebruik van SRC-PDM per jaar namelijk ruim 200 uur aan het handmatig invoeren van gegevensmutaties. Daarnaast is er minder interne communicatie nodig. Voor de toekomst ziet Bolletje nog meer voordelen. Het is de bedoeling dat informatie over ingrediënten en allergieën ook elektronisch aan de handelspartners beschikbaar wordt gesteld door middel van het geautomatiseerd synchroniseren van productgegevens met de datapool.