Keune kiest Protime voor tijdregistratie en toegangscontrole

Haarcosmeticabedrijf stroomlijnt en digitaliseert HR en profiteert van flinke tijdbesparing

Waddinxveen, 30 maart 2017 – Keune, Nederlands’ grootste producent van professionele haarproducten, is een samenwerking aangegaan met Protime, specialist op het gebied van tijdregistratie, toegangscontrole en personeelsplanning. Keune heeft gekozen voor de oplossing Protime Premium om toegangscontrole, tijdregistratie en planning volledig digitaal te regelen. Het in Soest gevestigde Keune levert aan 70 landen, heeft ruim 230 medewerkers in dienst en werkt daarnaast ook met een flexibele schil. Van het volledige personeelsbestand werken ruim 120 medewerkers in ploegendiensten in de fabriek of het magazijn. Met behulp van Protime krijgt Keune nu op één platform inzicht in de bezetting, capaciteit, gemaakte (over)uren en beschikbaarheid van het personeelsbestand. Door het digitaliseren en automatiseren van deze HR-processen profiteert de HR-afdeling van een flinke tijdbesparing. Tevens kan het bedrijf de planning direct aanpassen op basis van geplaatste orders.

Behoefte aan vernieuwing
Protime Premium rekent af met de handmatige administratie waar de HR-afdeling mee te maken had. In de oude situatie moest zij diverse HR-gegevens opvragen uit verschillende systemen. Deze gegevens moesten vervolgens handmatig gecontroleerd worden. Dit proces kostte Keune niet alleen veel tijd, het was ook erg foutgevoelig en gaf geen goed overzicht. Met de nieuwe oplossing kunnen medewerkers nu onder andere zelf digitaal verlofaanvragen doen, inklokken als hun dienst begint, en weer uitklokken als zij klaar zijn. Medewerkers en afdelingshoofden hebben bovendien individuele toegangsrechten. In Protime Premium komt vervolgens alle informatie samen. Ook de lokale wet- en regelgeving rondom arbeidstijden is geïntegreerd in het systeem. Zo zorgt Keune ervoor dat er altijd conform wet- en regelgeving gehandeld wordt en dat alle HR-informatie correct is.

Wai-Bon Hau, Business IT-manager bij Keune: “Zeker in een fabriek waarbij de leidinggevenden verantwoordelijk zijn voor de bezetting van productielijnen en waar in de toekomst mogelijk meer ploegendiensten komen, is het belangrijk direct inzicht te krijgen in de vastgelegde gegevens en waar nodig bij te sturen. Protime heeft ons daar enorm bij geholpen. Niet alleen door het tijdregistratiesysteem te implementeren, maar ook door actief met ons mee te denken over diverse mogelijkheden. Met Protime Premium besparen we enorm veel tijd. Het controleren van lijstjes en opstellen van rapportages behoren hiermee grotendeels tot het verleden. Met deze tijdwinst kan onze HR-afdeling zich nu meer richten op de ontwikkeling en ondersteuning van het personeel. Daarnaast hebben bijvoorbeeld de BHV’ers op elk moment een betrouwbaar overzicht van de aanwezige medewerkers. Ook denken we aan de toekomst. De verschillende modules van Protime bieden de mogelijkheid om meer processen te automatiseren voor een nog efficiëntere bedrijfsvoering.”

Ook Lucas Polman, Directeur bij Protime Nederland, is enthousiast over de samenwerking: “Keune laat zien dat zij met behulp van software het menselijk kapitaal optimaliseert. Dit biedt niet alleen voordelen voor HR, ook medewerkers zullen hun tijd nuttiger besteden, profiteren van een goede balans tussen werk en privé en meer plezier hebben in hun werk. Een win-winsituatie dus.”