10 stappen naar aanschaf van een UC oplossing

Son, 11 januari 2011: Unified Communications is een veelgehoord begrip. Een begrip waar u in de toekomst niet meer omheen kan. Met Unified Communications is het mogelijk om e-mail, spraak, video en instant messaging te bundelen, om informatie bijeen te brengen en communicatie te vereenvoudigen. Medewerkers kunnen elk moment, ongeacht tijd of plaats beschikken over alle communicatiemiddelen en alle bedrijfsapplicaties. Geïntegreerd werken is efficiënter werken.   Voor de aanschaf van een UC oplossing dient u uiteraard het communicatiegedrag van uw organisatie in kaart te brengen. Wat zijn de behoeften van de toekomstige gebruikers? Maar waar moet u nog meer aan denken bij uw zoektocht naar een passende UC oplossing voor uw organisatie?   1. Wat is de TCO (Total Cost of Ownership)? Breng de totale verwachte gebruikerskosten in kaart gedurende de gehele levensduur. Let op dat de aankoopprijs van een communicatieoplossing vaak slechts 25% van de totale kosten bedraagt. Het merendeel van de kosten ligt in het gebruik zelf en de belangrijkste factoren zijn daarbij het gemak van implementatie en onderhoud.   2. Wat zijn de benodigdheden, nu en in de toekomst? U dient te bepalen welke andere producten vereist zijn om een UC oplossing compleet te krijgen. Laat u niet misleiden door beweringen van lage (aanloop)kosten. Deze kunnen hard oplopen wanneer het gebruik pas kan aanvangen bij de extra aanschaf van bijvoorbeeld een extra server, (soft)phones of headsets. Let ook op dat er geen maximum vast zit aan uitbreiding van de oplossing. In de toekomst kunnen wensen en behoeften veranderen, ook met groei moet rekening gehouden worden.   3. Weet u wat u te wachten staat voor aanschaf van de UC oplossing? Houdt rekening met eventueel benodigde analyses/scans om uw netwerk in kaart te brengen, alvorens implementatie kan aanvangen.   4. Weet u wat u te wachten staat na aanschaf van de UC oplossing? Beoordeel het gemak van implementatie en gebruik, de nodige server capaciteit en zorg dat u inzicht heeft in toekomstige benodigde updates. Wanneer u onderhoud en beheer van de UC oplossing niet uitbesteedt, maakt training van uw eigen personeel onderdeel uit van de implementatie van de omgeving. Ook de gebruikers moeten leren werken met de nieuwe oplossing. Houdt dus rekening met de tijd die uw personeel hiervoor vrij moet maken. Kijk vooral ook naar de kosten van de trainingen, deze kunnen snel oplopen.     5. Hoe ziet de architectuur eruit? Beoordeel de architectuur van de UC oplossing. Is deze gecentraliseerd of gedecentraliseerd? Let op de afhankelijkheid van het WAN. Het WAN is vaak het minst betrouwbare component binnen de infrastructuur van een oplossing.   6. Hoe zit het met de betrouwbaarheid? Let op server onafhankelijkheid, uw communicatiesysteem moet te allen tijde in de lucht blijven. Diskdrives en andere bewegende delen zijn de onderdelen die vaak problemen kunnen opleveren. Zorg dat eventuele calamiteiten opgevangen worden en dat het communicatieverkeer hier niet onder leidt.   7. Hoe zit het met de mobiliteit? Ondersteund de UC oplossing uw Windows 7 en uw iPhones of Blackberry’s? Zorg dat u uw eigen wensen niet hoeft aan te passen aan de UC oplossing, maar dat de UC oplossing zich aanpast aan uw mobiliteitswensen.       8. Heeft uw organisatie een Contact Center of heeft u plannen voor de toekomst? De service naar uw klanten is nummer 1 prioriteit in uw organisatie. Wanneer klanten contact met u zoeken is het van vitaal belang om hen de benodigde informatie snel te kunnen leveren. Let dus op de Contact Center functionaliteiten; die de juiste telefoontjes, op het juiste moment, bij de juiste personen moet afleveren.   9. Wie gaat u bellen als u een probleem heeft? Zorg dat u uw gehele UC oplossing bij 1 leverancier afneemt. Met verschillende externe leveranciers zaken doen bemoeilijkt de communicatie en dan is bij calamiteiten snel het geval dat u van het kastje naar de muur gestuurd wordt.   10. Laat u goed voorlichten voor uw een keuze voor een UC oplossing maakt. Vergelijk verschillende UC oplossingen kritisch. Vraag om een demonstratie van de oplossing om zelf te zien hoe een omgeving werkt. Maar ga het wiel niet opnieuw uitvinden; onafhankelijke organisaties zoals Gartner of Nemertes hebben veel vergelijkend onderzoek gedaan naar de UC oplossingen van verschillende leveranciers. 

www.b-port.nl