Bedrijven controleren hun back-up niet

- - - Iron Mountain onderzocht het en geeft adviezen - - -
rn

Back-up-strategieën zijn een volwassen IT-activiteit geworden. Die wetenschap maakt medewerkers slordig bij het opslaan en bewaren van informatie en documenten. Het is te makkelijke om pas aan IT en de back-up te denken als het fout gaat. De risico´s zijn groot, back-ups zijn regelmatig onbetrouwbaar, en tapes en schijven zijn kwetsbaar. De back-uproutine verdient daarom managementaandacht en controle voor het te laat is. Informatiemanager Iron Mountain onderzocht veelgemaakte fouten en adviseert verbeteringen.

Veel bedrijven hebben inmiddels redelijk geavanceerde, hybride opslagprocedures in het leven geroepen, met inzet van gecombineerde middelen als tape en schijf; op eigen servers en in de cloud. Dat wekt het vertrouwen dat onze gegevens een veilig tweede leven leiden. Iron Mountain heeft er kwalitatief onderzoek naar gedaan en diepte-interviews gehouden met senior IT-professionals in Nederland, Frankrijk, Duitsland, Spanje en het Verenigd Koninkrijk (1). Het onderzoek onthulde dat medewerkers een zorgeloze en ongestructureerde manier van het bewaren en benoemen van documenten hebben ontwikkeld, en volledig op IT rekenen als het fout gaat.

Set-up and forget
rnMeest voorkomende fout is dat bedrijven hun back-ups instellen en verder vergeten; informatie opslaan op tape of schijf en die nooit controleren; en de opslaglocatie en omstandigheden niet beheersen. Onderzoek laat zien dat 34% van de bedrijven zijn back-ups nooit test. Van de bedrijven die dat wel doen, ontdekte 77% fouten in hun tape-back-ups – wat een hoog risicopercentage aantoont (2) in de aanpak en werkwijze. Ook worden backup-tapes en –schijven onder verkeerde omstandigheden bewaard wat betreft temperatuur en luchtvochtigheid, wat leidt tot vermindering van de data-kwaliteit.

Tijdswinst en gemak
rnMedewerkers zien IT en de back-up-diensten als een waardevol veiligheidsnet en rekenen zich rijk door gelijk slordig te worden, om aan tijdswinst en gemak te winnen. Hybride back-up is een sprong voorwaarts, en het is eigentijds en geavanceerd om clouddiensten te combineren met eigen opslag op tape en schijf. Met de back-up is het als met het rookalarm: hij verdient regelmatig aandacht.

Diversiteit in Informatie
rnIron Mountain raadt bedrijven flexibele en hybride backup-procedures op maat aan die maximale veiligheid bieden. Uitgangsprincipe is dat niet alle informatie gelijkwaardig is:

-         de eigen server is bijvoorbeeld het meest geschikt voor actuele informatie die in gebruik, essentieel en vertrouwelijk is

-         de cloud is beter geschikt voor minder essentiële gegevens en slapende dossiers

-         tape-backups en backup-schijven op externe, beveiligde en vertrouwde locatie met klimaatbeheersing, zijn beter geschikt:

o    voor archiefdoeleinden, om te voldoen aan verplichtingen,

o    als extra verdedigingslinie voor intellectuele eigendommen, en

o    als dubbele zekerheid voor de actuele back-ups in eigen huis.

De back-up is een tweede of derde kopie voor veiligheidsdoeleinden en de laatste verdedigingslinie. De back-up-strategie en -procedures moeten regelmatig worden getest en vergezeld gaan van maatregelen die het eerste verlies van gegevens door medewerkers tegen gaan.

Discipline
rnDe collega´s verdienen steun en aandacht om hun bestanden beter te benoemen en goed te bewaren. Een volwassen documentbeheerplatform met versiebeheer, is een goede volgende stap, alsook het opzetten van een centrale plaats waar mensen hun eigen documenten kunnen terugzoeken.

Voetnoten
rn1 - Opinion Matters i.o.v. Iron Mountain, april 2014, op basis van zestig interviews met IT professionals in bedrijven met 50 tot 10.000 medewerkers, in zowel Nederland, Duitsland, Frankrijk, Spanje als het Verenigd Koninkrijk.

2 - https://www.bostoncomputing.net/consultation/databackup/statistics/