Optimale interne informatie met Techxx Intranet

Woningstichting Goed Wonen is actief in de gemeente Voorst. Met een

bestand van circa 2.300 huurwoningen is het een middelgrote corporatie.

Goed Wonen werkt met .NetBoxx Intranet van Techxx voor het beheer van haar interne informatiestromen.

Doel: eenduidige informatiestroom

"We hebben weliswaar slechts één kantoorvestiging en onze organisatie is nog geen 30 man groot, maar dat bleek geen garantie om iedereen op dezelfde wijze te informeren", zegt Eric Kroon, hoofd bedrijfsbeheer van Goed Wonen. E-mails met vaak omvangrijke attachments werden veelvuldig integraal naar elkaar doorgestuurd. Het resultaat was een overvolle mailserver en een ongestructureerd berichtenverkeer. Zo kon het gebeuren dat medewerkers niet op de hoogte waren van een bepaalde afspraak, een maatregel of een toezegging. En dat maakt geen professionele indruk. We wilden een eenduidige informatiestroom en we wisten ook hoe: met een goed werkend Intranet-ť, zegt Eric Kroon.

Eerst gebruiken wat je al hebt

Kroon en zijn collega-™s schakelden Techxx in. "We werken al een jaar of tien met .NetBoxx E-Archief software en we wisten dat Techxx ook intranetoplossingen leverde. Wij hebben nu een Intranetpakket waar veel zaken standaard in zitten, maar waarmee je je Intranet toch volledig op maat kunt inrichten. Techxx heeft daarbij de insteek om eerst te gebruiken wat je al hebt aan informatiestromen en dat dan op je Intranet te zetten, in plaats van te gaan bedenken wat er allemaal op zĂłu kunnen, want dan is het project nooit af", zegt Eric Kroon

Uitbreiden en optimaliseren

"De verdere invulling verliep moeiteloos. Een viertal medewerkers heeft van Techxx een korte training gehad om veranderingen en uitbreidingen zelf te kunnen doorvoeren. Heel simpel, heel werkbaar. We hebben bijvoorbeeld een digitale variant van het IN/UIT-bord geplaatst. Iedere medewerker kan onmiddellijk zien wie een bepaald dagdeel aanwezig is of niet. Ook het effect in e-mailvolume is al merkbaar. In plaats van e-mails rondzenden verschijnt er nu een melding op het Intranet, bijvoorbeeld dat het vastgestelde beleid uit de vorige MT-vergadering beschikbaar is, met de doorklikmogelijkheid naar relevante documenten. Iedereen kan elk document nu terugvinden op één centrale plaats", zegt Eric Kroon.

Verhoog de betrokkenheid

"Gebruikers kwamen al snel na de invoering van het Intranet met suggesties over aanvullingen en veranderingen. Dan weet je dat het leeft. De home-pagina is bij iedereen nu het 'bureaublad'. Je kunt dat niet meer wijzigen, maar dat hoeft ook niet. We hebben ook de Raad van Commissarissen een eigen pagina gegeven. Dat verhoogt de betrokkenheid, naar beide kanten. Ook dat is goed voor het professionaliseren van je organisatie-ť, aldus Eric Kroon.