Scheiding business en IT, outsourcing en compliance zijn dé trends volgens Document Dialog

Scheiding business en IT, outsourcing en compliance zijn dé trends volgens Document Dialog

Bunnik, 25 februari 2008 -“ Document Dialog voorspelt dat de documentindustrie in 2008 een aantal belangrijke veranderingen door gaat maken. De organisatie ziet outsourcing van document- en outputprocessen en een duidelijke scheiding tussen de IT-afdeling en business users als belangrijkste trends in de documentindustrie op dit moment. Daarnaast wordt compliance de voornaamste reden om de documenthuishouding nog beter op orde te brengen.

Efficiency

Outsourcing van document- en outputprocessen blijft ook in 2008 op de agenda. De uitdaging voor organisaties is om te bepalen wat te outsourcen en wat juist niet. Uit ervaring blijkt dat het outsourcen van bulkprinting en verpakken zeer efficiënt is. Daarentegen besluiten organisaties om de beheertaken voor documenten en de processen voor documentvervaardiging dichter bij huis onder te brengen. Dit heeft vooral te maken met de onderhoudsgevoeligheid van documenten en de wens om aanpassingen in eigen beheer uit te kunnen voeren. Daarnaast vereist het outsourcen van beheertaken een intensievere communicatie met de serviceprovider, met als gevolg een grotere kans op fouten, misverstanden, irritaties en uiteindelijk langere time-to-market.

Effectiviteit

In 2008 zijn de business users aan zet. Door het gebruik van moderne documentsoftware wordt de business in staat gesteld om documentbeheer zelf uit te voeren, zonder afhankelijk te zijn van IT-afdelingen. Diverse softwareleveranciers, zoals SDL Tridion of Group 1, spelen hierop in met grafische beheertools die de complexiteit van template- en contentbeheer verbergen en waarmee een business user zelf wijzigingen kan aanbrengen in de tekstbouwstenen en de documentsjablonen. Denk hierbij aan de productmanager die in contact staat met het callcenter en nu in staat is om de vaakgestelde vragen over facturen, overzichten, aanbiedingen en polissen meteen te verwerken in beter te begrijpen documenten.

Compliance

Procesmatige benadering doet 2008 zijn intrede in outputmanagement. Voor outputcentra zijn documentprocessen immers primair. Met de nieuwe tools voor het outputspecifieke procesmanagement, zoals Macro4 Columbus Central, kunnen deze processen adequaat worden ingericht. Dat wil zeggen flexibel, minder afhankelijk van specialisten, betrouwbaar en gecontroleerd. Vooral het laatste aspect wordt steeds belangrijker om te kunnen voldoen aan steeds scherpere SLA-™s van interne en externe klanten.

De documentprocessen worden steeds complexer en kunnen alleen worden ingericht door specialisten en worden nauwelijks gedocumenteerd. Daar tegenover staat dat de recente softwareontwikkelingen op het gebied van Business Process Management (BPM) tal van nieuwe mogelijkheden bieden, zoals grafisch front-end, drag-and-drop functies voor het specificeren van processen op basis van vooraf ingerichte functionele modules. Maar ook het benaderen van functies over platformen heen (bijvoorbeeld via webservices), een uitgebreid overzicht van de lopende processen voor operating en managementstatistieken met productiegegevens voor evaluatie en productieplanning.