Primeur: digitaal archief Stadsregio Rotterdam in e-Depot
Stadsregio Rotterdam heeft als eerste organisatie in Nederland haar elektronische duurzaam te bewaren archiefbescheiden volledig elektronisch overgebracht naar het e-Depot van het Stadsarchief Rotterdam. De Stadsregio werkte al geruime tijd volledig digitaal, mede dankzij OpenText eDOCS, en had substitutie voor haar voornaamste papieren documentstromen. Nu Stadsregio Rotterdam ophoudt te bestaan, moest zij haar digitaal duurzaam te bewaren documenten overbrengen naar het e-Depot. Na een moderniseringsslag op de vereiste metadata en een conversie naar een archiefwaardig bestandformaat zijn alle over te dragen stukken geschikt gemaakt voor overdracht. Na drie maanden intensief samenwerken kunnen Stadsregio Rotterdam en Stadsarchief Rotterdam melden dat de eerste overbrenging van digitaal duurzaam te bewaren archief naar een e-Depot een feit is!
rnMet ingang van 1 juli 2016 is Stadsregio Rotterdam opgehouden te bestaan als bestuursorgaan. Haar archiefbescheiden, inclusief een groot aantal duurzaam te bewaren digitale bestanden, welke opgeslagen waren in het DMS OpenText eDOCS, moeten volgens wettelijke verplichting in goede, geordende en toegankelijke staat beschikbaar blijven voor alle burgers en onderzoekers.
rnConform wettelijke bepalingen moest dit volledig digitale archief daarom worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats, in dit geval het e-Depot van het Stadsarchief Rotterdam. Ronald Rommelse, Expert Informatiebeheer bij Stadsarchief Rotterdam: “Het digitale archief wordt overgebracht, zodat het voor de toekomst integer, authentiek en betrouwbaar bewaard wordt en iedereen dit later kan raadplegen en gebruiken. Tevens is het handelen van de overheid transparant te reconstrueren en kan worden bekeken.”
rnOverbrenging naar het e-Depot was zowel een organisatorische als een technische uitdaging, waarvoor alle partijen een commitment hebben afgeven en er duidelijke afspraken nodig waren over het doel en de weg daar naartoe. “Het belangrijkste is dat de juiste kennis aanwezig was. In dit traject was al snel duidelijk dat behalve archivistische kennis, ook technische en systeemkennis onontbeerlijk was. Niet alleen de Stadsregio en het Stadsarchief moesten om tafel, maar ook leverancier One Fox.”, aldus Ronald Rommelse.
rnNa duidelijke afspraken over de metadata, het model en het verrijken van de bestaande informatie middels een conversieslag voor dit digitale archief, lag er de uitdaging om te voldoen aan het gestandaardiseerde toepassingsprofiel. Ronald Rommelse: “Het Stadsarchief heeft een eigen organisatie-specifiek toepassingsprofiel gemaakt, een uitwerking van de landelijke TMLO-standaard (Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden), waarin de minimaal aan te leveren metagegevens en de structuur uitgewerkt zijn.” Dit is een cruciale eis voor de succesvolle overbrenging naar het e-Depot.
rnVoor de realisatie van deze overbrenging moest de metadata van alle over te dragen informatieobjecten verrijkt worden, conform dit toepassingsprofiel. Waarna de bestanden en de metadata in begrijpelijke structuren geëxporteerd moesten worden, om aangeboden te worden aan het e-Depot. Gezien de complexiteit van de vertaalslagen en omvang van deze export is dit grotendeels geautomatiseerd door One Fox. Dit gebeurde in nauwe samenwerking met de Stadsregio en het Stadsarchief, om er zeker van te zijn dat alleen de gewenste documenten werden overgebracht, en in kleine batches om overzicht te houden en steekproefsgewijze controle te laten plaatsvinden. Hierdoor zijn alle gegevens vroegtijdig gecontroleerd op volledigheid, consistentie en bleken alle informatieobjecten én hun metadata te voldoen aan de kwaliteitseisen die het Stadsarchief stelde.
rnDankzij de flexibele houding en intensieve samenwerking tussen alle drie organisaties is de overbrenging binnen drie maanden succesvol afgerond. Hiermee is Stadsregio Rotterdam de eerste archiefvormer in Nederland die haar digitaal duurzaam te bewaren archief officieel heeft overgebracht naar een e-Depot! Marcel Barre, Hoofd Bedrijfsvoering bij Stadsregio Rotterdam: “De Stadsregio is zeer te spreken over de plezierige samenwerking met het Stadsarchief Rotterdam en de deskundige en flexibele inzet van One Fox en het gezamenlijk bereikte resultaat". Het eerste ‘digital born’ archief in het e-Depot. Een mijlpaal voor het Stadsarchief Rotterdam!
rn rnrnOver Stadsregio Rotterdam
rnStadsregio Rotterdam was een samenwerkingsverband van 15 gemeenten in de regio Rijnmond. De Stadsregio werkte namens en voor de regiogemeenten aan een betere bereikbaarheid, goed openbaar vervoer en een aantrekkelijke woon-, werk- en leefomgeving. Het ging dan om zaken die een enkele gemeente alleen niet voor elkaar kregen of waar meerdere of zelfs alle gemeenten belang bij hadden, bijvoorbeeld de aanleg van lightrail of de ontwikkeling van een regionaal bedrijventerrein. Ook behartigde de Stadsregio Rotterdam de belangen van de gemeenten bij het Rijk, de provincie en aangrenzende regio’s. Deze taken en verantwoordelijkheden worden nu behartigd door Metropoolregio Rotterdam Den Haag.
Over Stadsarchief Rotterdam
rnHet Stadsarchief Rotterdam is het openbare geheugen van Rotterdam en omstreken. In hun collectie bevinden zich honderdduizenden foto’s, prenten en briefkaarten. Maar ook films, geluidsopnames en ruim 20 kilometer aan archiefstukken. Het oudste stuk stamt uit 1201, het jongste stuk is de krant van gisteren. Stadsarchief vervult de archieffunctie, zowel analoog als digitaal, voor de gemeente Rotterdam en een deel van de Metropoolregio.
Over One Fox
rnOne Fox is al ruim 15 jaar een vaste implementatie- en technologiepartner van OpenText rondom hun Enterprise Information Management (EIM) platform. Het specialisme van One Fox ligt op het snijvlak van bedrijfsprocessen en IT -oplossingen. Ondersteund door onze technische expertise voor het realiseren van integraties tussen bedrijfsapplicaties en kennis van geldende (overheids)standaarden. Al jarenlang realiseert One Fox EIM-oplossingen voor toonaangevende organisaties in diverse branches.
rn
rn
rn
rn
